Meeting-Notizen mit KI: Datenschutz von Anfang an

Darf ich ein Meeting aufnehmen?

Nur mit Einwilligung. Nach § 201 des Strafgesetzbuchs macht sich strafbar, wer das nichtöffentlich gesprochene Wort eines anderen unbefugt auf einen Tonträger aufnimmt, mit Freiheitsstrafe bis zu drei Jahren oder Geldstrafe (§ 201 StGB). Ein Team-Call ist in aller Regel nichtöffentlich.

Sag deshalb vor dem Start, dass du aufnimmst und wofür, und hol die Zustimmung aller ein. Am sichersten ist eine ausdrückliche Zustimmung, bevor die Aufnahme läuft. Ob schon das reine Transkribieren ohne gespeicherten Ton darunter fällt, ist nicht abschließend geklärt. Frag im Zweifel trotzdem.

Bot im Call oder Aufnahme auf dem Gerät?

Viele Notiz-Tools schicken einen Bot als zusätzlichen Teilnehmer in den Call. Den sehen alle, das sorgt für Transparenz, stört aber auch. Tools wie Granola oder Aiolos nehmen dagegen direkt auf deinem Rechner auf, ohne sichtbaren Teilnehmer. Umso wichtiger ist, dass du selbst Bescheid sagst.

Wo landen Ton, Transkript und Notizen?

Drei Stationen entscheiden über den Datenschutz: Wo die Sprache erkannt wird, wo die KI die Notizen schreibt und wo alles gespeichert wird. Jede Station kann auf deinem Gerät, in der EU oder in einem Drittland liegen.

Gehen personenbezogene Daten in ein Drittland wie die USA, braucht die Übermittlung nach der DSGVO eine Grundlage, etwa das EU-US Data Privacy Framework oder Standardvertragsklauseln (Art. 44 ff. DSGVO). Verarbeitet ein Dienst Daten in deinem Auftrag, braucht es einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO (DSGVO).

Checkliste vor dem ersten aufgenommenen Meeting

• Alle Teilnehmenden vorab informieren und ihre Einwilligung einholen.
• Klären, wo das Tool Sprache erkennt: auf dem Gerät oder in der Cloud.
• Klären, wohin der Text für die KI geht und in welcher Region sie rechnet.
• Klären, wo Transkript und Notizen gespeichert werden, und wie lange.
• Bei Diensten außerhalb der EU: Grundlage für die Übermittlung prüfen.
• Im Unternehmen: Auftragsverarbeitungsvertrag abschließen und die Datenschutzbeauftragten einbinden.
• Notizen vor dem Teilen prüfen, auch auf vertrauliche Inhalte.

So macht es Aiolos

Aiolos nimmt Mikrofon und Systemton direkt auf deinem Mac auf, ohne Bot im Call. Die Spracherkennung läuft mit Whisper auf dem Mac, der Ton verlässt ihn nie und wird nach dem Transkript gelöscht. Für die Notizen geht nur der Text des Transkripts an ein KI-Modell, standardmäßig in Rechenzentren in der EU. Mit der Offline-KI (Beta) bleibt auch das auf dem Mac. Transkript und Notizen liegen lokal, ein Konto brauchst du nicht. Mehr dazu auf der Seite Meeting-Notizen und im Vergleich mit Granola.